Desde o início da pandemia do novo coronavírus, em 2020, algumas escolas – pode-se afirmar que uma boa parte delas – têm enfrentado mais problemas de inadimplência. Agora, com o avanço da vacinação no país e alguns sinais de melhora no cenário econômico, é um bom momento para voltar a tratar os casos de inadimplência e, possivelmente, ter mais êxito.
Existem métodos diferentes para realizar a cobrança de clientes inadimplentes. Um deles é a Régua de Cobrança, você já ouviu falar? Essa é uma estratégia muito usada por instituições que trabalham com pagamentos recorrentes (que cobram mensalidades, como as escolas) para notificar os seus clientes de maneira adequada sobre as datas de pagamentos e evitar o não pagamento.
Falamos sobre os métodos de cobrança porque existem diversos aspectos, principalmente no caso das instituições de ensino, que precisam ser observados quando cobramos clientes. Os alunos inadimplentes não podem ser impedidos de assistir às aulas, por exemplo. Veja algumas dicas de como fazer a cobrança da maneira correta em sua escola. E, aqui neste artigo, seguimos com foco na Régua de Cobrança.
Você deve estar pensando, então, como pode aplicar a Régua de Cobrança em sua escola de maneira eficaz. O software de gestão escolar SophiA possui uma função que, além de enviar automaticamente as notificações de cobrança por e-mail aos seus clientes, permite a elaboração de mensagens personalizadas em cada fase da Régua de Cobrança.
Como usar a função da Carta de Cobrança no SophiA
Para aplicar a Régua de Cobrança em sua escola com o auxílio do software SophiA, é preciso criar no sistema um padrão de cobrança que será automatizado e enviado a todos os clientes. As instituições podem estabelecer, de acordo com as normas usuais da Régua de Cobrança, o envio das diversas notificações, como:
• Seu boleto vence em 5 dias: 5 dias antes do vencimento
• Seu boleto vence hoje: na data do vencimento
• O pagamento do seu boleto está 7 dias atrasado: uma semana após o vencimento
• O pagamento do seu boleto está 15 dias atrasado: 10 a 15 dias após o vencimento
Nos envios, use expressões que ajudem o cliente a não se esquecer do compromisso, como “Lembre-se”, “É hoje” ou “É amanhã”, “Esqueceu o pagamento?”, “Seu boleto está atrasado, podemos ajudar?”, entre outras. Seja sempre didático e gentil. E muito importante: alinhe sempre com o departamento jurídico e financeiro o teor dos textos das notificações para evitar problemas.
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Após a configuração, as notificações são feitas de maneira automatizada pelo sistema, com envios de e-mails em dois horários, às 7h e às 17h. Antes de enviar pela segunda vez, o sistema filtra os pagamentos já realizados para que a mesma mensagem não seja enviada novamente àqueles clientes que já fizeram o acerto.
Para cada data estabelecida para envio de um e-mail automatizado, é possível fazer uma mensagem específica e personalizada, afinal, em cada fase desse processo é preciso usar um tom diferente para a realização da cobrança. Fala-se de uma maneira para avisar que faltam 5 dias para o vencimento de um título, já para notificar um atraso de 15 dias ou mais, esse discurso precisa ser readequado – tudo isso pode ser pré-programado no sistema.
Ter esse processo de cobrança bem construído e estabelecido ajuda a evitar o envio de cartas e notificações extrajudiciais e, até mesmo, judiciais, o que melhora a relação com seu cliente e facilita o processo dos demais aspectos de gestão da instituição.
Essa parece a solução perfeita para auxiliar no processo de cobranças em sua instituição? Então, entre em contato com a nossa equipe de vendas! Basta clicar aqui no link e preencher o formulário.
