Para muitas instituições de ensino, cobrar mensalidade escolar atrasada pode ser um desafio bastante delicado.
A conexão pessoal com seus alunos pode tornar esse tipo de conversa desconfortável, mas aprender a administrar uma empresa e responsabilizar financeiramente as pessoas é importante para o sucesso da escola – aprender como cobrar mensalidade escolar atrasada faz parte disso.
A importância de manter a saúde financeira de sua escola em dia
Cobrar mensalidade escolar atrasada da forma certa envolve uma série de questões. A manutenção de seu orçamento é uma delas: manter a qualidade do ensino e de sua infraestrutura requer investimentos – muitas vezes altos. Sem um fluxo de caixa constante e estruturado, garantir a boa aplicação de sua metodologia, a qualificação de sua equipe pedagógica, a manutenção de suas salas de aulas, espaços de integração e equipamentos pode se tornar um grande desafio.
Quanto mais tempo um saldo for deixado sem pagamento, mais difícil pode ser a quitação – mas se recusar a permitir que um aluno entre na sala de aula não é o melhor caminho. É preciso lembrar que o Código de Defesa do Consumidor não permite que a escola determine qualquer penalidade pedagógica ou constrangimento ao aluno devido à inadimplência, como:
- Proibir o aluno de frequentar normalmente as aulas;
- Suspender o aluno das provas ou outras atividades pedagógicas;
- Reter documentos escolares, entre outros.
Por isso, é importante ter uma boa dose de tato e paciência ao cobrar mensalidade escolar atrasada. Se os pais ou responsáveis estão tendo problemas financeiros, eles podem ficar constrangidos, frustrados ou inseguros sobre como abordar a escola com essa preocupação.
Pensando nisso, é preciso pensar em uma estratégia que ajude a proteger sua escola da inadimplência, mas sem impactar o bom relacionamento da instituição com alunos, pais e responsáveis. Conheça algumas sugestões a seguir.
Dicas para cobrar mensalidade escolar atrasada sem estresse
A seguir, apresentamos algumas dicas e sugestões que podem ajudá-lo nesse assunto:
1) Defina o tom imediatamente
As políticas de sua escola devem ser totalmente esclarecidas desde o momento da matrícula – isso ajuda a evitar mal-entendidos ou qualquer falta de comunicação. Cobrar mensalidade escolar atrasada deve ser uma das pautas dessa política.
Uma boa dica é contar com uma solução tecnológica para isso, assim você pode informar aos pais e responsáveis que o processo não envolve nenhuma questão pessoal por parte da escola – tudo é informatizado.
2) Aja imediatamente – mas sem deixar a empatia de lado
Esse tipo de conduta transmite uma mensagem efetiva. Se um pai paga atrasado e nada é dito na primeira vez, ele tende a achar que isso é aceitável e passa a não priorizar este compromisso financeiro como deveria.
Por isso, o ideal é chamar os pais ou responsáveis pelo aluno para uma reunião breve, de forma a se mostrar como uma parte para a solução do problema, uma pessoa com quem é possível contar. Se você souber desde o início os motivos do atraso, seja um mero esquecimento, questão logística ou se aquela família está enfrentando problemas financeiros, fica mais fácil encontrar caminhos para evitar que a inadimplência vire uma bola de neve fora de controle.
3) Desenvolva um bom relacionamento com pais e responsáveis
Cobrar mensalidade escolar atrasada é sempre uma questão delicada. Mas isso pode ser ainda mais estressante quando não se tem uma boa relação com os pais e responsáveis do aluno.
Questões financeiras sempre são fonte de constrangimento, então é importante que sua escola se mostre aberta e disposta para encontrar uma solução de uma forma a não constranger um inadimplente.
Isso proporciona a estas pessoas uma forma de encontrar soluções se acharem que terão algum tipo de problema para quitar as mensalidades devido a uma situação pessoal imprevisível.
Procure fazer com que pais e responsáveis se sintam à vontade para abordar a escola sobre qualquer assunto – seja a inadimplência ou outra questão.
4) Ofereça negociações flexíveis
Uma boa forma de cobrar mensalidade escolar atrasada de uma forma mais confortável é oferecer condições mais flexíveis para a quitação de débitos.
Estruture junto com sua equipe financeira algumas opções de parcelamento, isenção ou desconto na cobrança de multas e juros para quitações à vista, por exemplo.
A flexibilidade pode ser aplicada de acordo com as dificuldades apontadas pelo inadimplente: verifique o histórico de pagamento e também os casos em que o aluno está na instituição há muitos anos. Assim a escola estimula a sua permanência mesmo em momentos mais delicados para a família.
Esse cuidado também ajuda a identificar se o problema é uma questão pontual ou se os pais ou responsáveis estão tendo alguma dificuldade técnica na hora de pagar a mensalidade. Neste ponto, a tecnologia pode auxiliar, e muito – saiba mais a seguir.
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A tecnologia pode ajudar a cobrar mensalidade escolar atrasada
Uma das grandes vantagens de apostar em um software de gestão escolar é a possibilidade de tornar a cobrança de mensalidades um processo menos personalizado e mais prático, tanto para a escola quanto para os pais e responsáveis.
O SophiA Gestão Escolar, por exemplo, pode otimizar os processos financeiros em sua instituição através de sua integração com sistemas contábeis e os principais bancos, garantindo mais agilidade na baixa automática de títulos e na geração de boletos em lote.
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Outra grande vantagem é a possibilidade de oferecer a opção de pagamento recorrente com cartão de crédito. Esse método não impacta o limite de crédito do responsável com o valor total da compra, somente o valor mensal.
