A gestão financeira de uma escola é fundamental para mantê-la sustentável e garantir previsibilidade para que ela cresça de maneira saudável e realmente assertiva. Este é um pilar que gestores devem atuar constantemente com cuidado, atenção e estratégia. E, para isso, é importante saber como elaborar um plano de contas detalhado e bem-estruturado.
Estamos chegando na reta final de 2023, as campanhas de matrícula e rematrícula de diversas escolas já estão em ação e está mais do que na hora de cuidar do planejamento financeiro para 2024. Neste artigo, vamos explorar como gestores escolares podem elaborar e gerenciar um plano de contas eficiente para garantir a sustentabilidade e saúde financeira da instituição.
O que caracteriza a gestão financeira escolar?
Além da missão de educar e preparar as crianças e adolescentes para a vida, as escolas devem ser vistas como uma empresa. Afinal, assim como toda e qualquer instituição, elas têm contas a pagar e a receber, investimentos e manutenções para serem feitas.
E tudo isso deve ser muito bem gerenciado para não prejudicar a escola e sua comunidade: colaboradores, alunos e até mesmo famílias. Vamos tomar como a gestão de rematrículas:
- Dar ou não dar desconto para os responsáveis financeiros?
- O quanto será investido em brindes e benefícios na hora do fechamento da matrícula?
- Qual a melhor estratégia de negociação para casos de inadimplência?
Essas são apenas algumas questões que podem e devem surgir na realização do planejamento da campanha de rematrícula, especialmente quando falamos sobre como lidar com a inadimplência, que afeta consideravelmente a escola. E tudo isso faz parte da gestão financeira escolar.
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Qual a importância do plano de contas detalhado para a escola?
O plano de contas é a base sobre a qual todas as atividades financeiras de uma escola são registradas, categorizadas e analisadas, desde a contratação de um profissional ou material didático até a manutenção do espaço escolar.
Organização financeira: Um plano de contas estruturado proporciona organização aos registros financeiros da escola. Cada transação é classificada em categorias específicas, tornando o acompanhamento e a análise muito mais simples.
Tomadas de decisões conscientes: Registrar e gerenciar o plano de contas de forma detalhada permite que gestores escolares tomem decisões informadas e embasadas em dados concretos, pois fornecem informações claras sobre as receitas e despesas da escola.
Análise de desempenho: Com categorias claras, é possível analisar o desempenho financeiro da escola de forma mais precisa. Isso inclui identificar áreas que estão gerando mais gastos e a avaliação do desempenho operacional.
Planejamento orçamentário: Um plano de contas bem elaborado é importante para definir metas financeiras realistas e acompanhá-las ao longo do tempo.
Dificilmente você, gestor, vai encontrar um plano de contas específico para uma atividade ou setor. É comum, inclusive, que algumas empresas usem modelos prontos para preenchimento. No entanto, isso não impede que você tenha a possibilidade de personalizar e criar categorias que façam sentido para a necessidade da sua escola.
O que ressaltamos neste artigo é a importância de sempre manter o plano atualizado e detalhado ao longo do ano. Desta forma, você garante maior previsibilidade financeira e segurança nas tomadas de decisão.
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5 dicas para elaborar um plano de contas detalhado para sua escola
- Entenda as necessidades e o contexto atual da escola: Identifique as principais fontes de receita e as categorias de despesas da escola, como mensalidades, salários, material didático, manutenção e reforma, entre outros exemplos.
- Divida em categorias lógicas: Organize as transações em categorias lógicas e hierárquicas. Você pode começar com categorias amplas e seguir para subcategorias mais específicas. Por exemplo:
- Receitas
- Despesas com Pessoal
- Despesas Operacionais
- Utilize códigos numéricos: Para cada categoria e subcategoria, atribua códigos numéricos que ajudam a criar uma estrutura detalhada, organizada e de fácil compreensão para gerenciar as informações continuamente.
- Tenha apoio de contabilidade analítica: De acordo com as necessidades da sua escola, você pode adotar contabilidade analítica para alocar despesas específicas a projetos ou departamentos.
- Faça uma gestão contínua do plano de contas: registre todas as transações, investimentos e receitas de acordo com as categorias e subcategorias definidos no plano. Além disso, faça revisões periódicas e regulares para garantir que tudo continue alinhado e dentro do planejamento orçamentário da escola.
Os sistemas de gestão escolar desenvolvidos pela Soluções Sophia são integrados com soluções contábeis e instituições bancárias para simplificar a gestão financeira. Além disso, torna mais ágil a baixa automática de títulos e geração de boletos em lote, proporciona mais precisão no processamento de contas a pagar e a receber e tem controle da inadimplência.
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