Digitalizar-se. Aí está um dos principais desafios para as escolas de hoje em dia. Principalmente porque o mundo mudou e, com ele, o perfil dos pais e dos alunos também. Eles esperam mais: mais inovação, mais eficiência, mais praticidade, mais resultados em menor tempo, e é para isso que a escola e seus gestores precisam estar preparados. Trata-se do investimento em uma gestão escolar eficiente. E quem pode ajudar com isso? Obviamente, a tecnologia.
Aplicar, hoje, os avanços tecnológicos tanto para melhorar a parte estrutural da instituição quanto para aprimorar a comunicação e o relacionamento com a comunidade escolar — que envolve os pais, os alunos, os gestores, os professores e demais colaboradores — é algo que não se pode mais deixar para depois.
Mas, quais são os principais desafios de uma gestão escolar?
Para começar, as escolas atuais — ao menos aquelas que buscam evoluir e criar um legado associado à competência e dedicação — precisam de gestores que otimizem o seu tempo e dediquem-se ao que realmente precisa da sua atenção em particular.
Não é novidade, em muitas instituições de ensino, ver diretores sobrecarregados, que precisam cuidar da burocracia, atender os telefonemas para dar informações básicas, apresentar a escola para os pais, auxiliar na recepção dos alunos, na parte da alimentação, nas salas de aula, entre diversas outras funções.
É muita coisa para se fazer sem pensar em um bom sistema de gestão escolar, que conte com a tecnologia para minimizar os esforços e trazer o máximo possível de praticidade para o ambiente de ensino. Não ter um planejamento nesse sentido pode ser bastante prejudicial à instituição — que pode sofrer com consequências como:
•Perda do interesse por tal entidade de ensino — tanto por parte dos alunos quanto dos pais;
•Consequentemente, perda de matrículas para as concorrentes;
•E até mesmo o fechamento das portas.
O gestor é o grande líder na escola e é essencial que ele se mantenha sempre atualizado em relação às possibilidades — principalmente as tecnológicas voltadas para melhorar o rendimento no ambiente escolar. Se ele não conseguir se organizar para levar até a instituição que administra o que há de melhor no mercado — dentro da proposta da entidade escolar e das suas limitações financeiras — dificilmente haverá chances de crescimento.
Outros desafios, são:
•Preparar os professores
Preparar os professores trata-se de uma parte importante da gestão escolar, afinal, assim como qualquer profissional, um docente precisa de boas e eficientes ferramentas para trabalhar. Só desta forma, será possível explorar todas as formas de aprendizado e ser capaz de aprimorar e aplicar as práticas pedagógicas no ritmo em que essas vão evoluindo.
Os alunos estão cada vez mais conectados e não querem mais aulas “à moda antiga”. É preciso seguir o fluxo das inovações, e aproveitar todos os benefícios que isso pode oferecer dentro de uma sala de aula. Uma das principais vantagens, nesse sentido, é conseguir, através de uma aula mais interativa, prender a atenção do aluno, tornando-o mais interessado em aprender e em comparecer, diariamente — e com entusiasmo — na escola. Com a gestão escolar ocorrendo de forma eficaz, sobra mais tempo para focar nessa interação, buscando atividades que combinem com as expectativas do aluno enquanto há a certeza de que os demais processos estão nas mãos de um software de confiança.
Para isso, no entanto, é crucial que os gestores estejam cientes da fundamentalidade das formações contínuas para que o corpo docente se mantenha sempre atualizado.
•Criar um bom sistema de comunicação
Um bom sistema de comunicação — simples, prático e baseado na tecnologia — é outro dos desafios da gestão escolar e um dos objetivos que toda a instituição de ensino deveria colocar no seu planejamento.
Basta pensar o seguinte: os alunos, por exemplo, querem acessar as suas notas e faltas de maneiras fácil. Já os pais querem informações rápidas — sobre agenda, eventos, reuniões, dentre outros aspectos — sem precisar fazer muito esforço, nem perder tempo com deslocamento. A escola, por sua vez, ganha em otimização do tempo dos gestores, professores e demais colaboradores quando não precisa prestar atendimento pessoal toda vez que informações simples, como essas que foram citadas, precisam circular na comunidade escolar.
•Ampliar a participação dos pais na vida escolar dos filhos
A correria do dia a dia não é “privilégio” de uma minoria. Nos dias de hoje, uma grande parcela de pais precisa lidar com o desafio de conciliar, principalmente, trabalho e atenção aos filhos.
Diante deste contexto, algumas vezes, a participação desses responsáveis na vida escolar das crianças e adolescentes fica em segundo plano. E o desafio passa a ser também da escola — que precisa facilitar e incentivar o acompanhamento dessa trajetória por parte dos pais, que é tão importante para o desenvolvimento educacional dos jovens.
Mais uma vez, ponto para os avanços tecnológicos que auxiliam a gestão escolar para que ela consiga, através de determinadas ferramentas, minimizar os obstáculos e ajudar os pais no acompanhamento — de perto — da vida escolar dos filhos.
Vale salientar que esse tipo de aproximação entre crianças ou adolescentes e seus pais gera uma consequência positiva importante — a maior interação familiar. Com o pai e a mãe conhecendo melhor a rotina dos filhos, a comunicação torna-se mais frequente, tanto entre os pais e os jovens, quanto entre os pais e a instituição de ensino. Ainda, a conversa sobre os assuntos envolvendo a escola vira rotina no ambiente familiar.
Na prática: como a tecnologia, de fato, ajuda na gestão escolar
Não são poucos os softwares que se dispõem a facilitar a gestão no ambiente de ensino, e entre eles possui grande destaque o SophiA — um sistema de gestão escolar que atua tanto na Educação Infantil como no Ensino Fundamental, Médio e Técnico.
O sistema SophiA foi desenvolvido pela empresa Prima e dispõe de diversas soluções tecnológicas para auxiliar nos desafios atuais da gestão escolar. Estas soluções podem ser divididas em:
Auxílio aos gestores
Como já mencionado anteriormente, tais líderes escolares precisam do máximo de praticidade possível visando a otimização do tempo, e é isso que o SophiA Gestão Escolar disponibiliza. A ferramenta oferece, por exemplo, auxílio no controle financeiro da instituição de ensino.
O SophiA está integrado a sistemas contábeis e aos principais bancos, o que permite agilidade pela baixa automática de títulos e a geração de boletos em lote. Esse sistema de gestão escolar também possibilita que o gestor emita notas fiscais de serviço e de produto com facilidade e otimize a rotina da sua instituição, agilizando a entrega do documento fiscal para o cliente.
Vale salientar que o sistema SophiA também ajuda a escola no controle das suas contas a receber.
Auxílio aos professores
Simplificar a vida dos docentes é outro dos auxílios prestados pelo sistema desenvolvido pela Prima em prol de uma gestão escolar eficiente.
Aqui, quem se destaca é a ferramenta Professor do SophiA. Nela é possível lançar tanto conteúdos didáticos e tarefas, quanto faltas, notas e ocorrências dos alunos, tudo por meio da internet. O educador pode, ainda, acompanhar o desempenho acadêmico dos estudantes de forma individualizada, por turma, ou disciplina, mantendo os dados organizados, e acessá-los facilmente.
A consequência de toda essa praticidade é o ganho de tempo e instrumentos para pensar e construir uma aula mais atrativa para os jovens.
Auxílio na comunicação e no incentivo à participação dos pais na vida escolar dos filhos
Pensar em maneiras de reduzir o volume de atendimento nas dependências da escola, através do auxílio na comunicação, é outra forma de contribuir para desafogar os gestores e tornar tudo mais prático também para os pais e alunos. E é por isso que o SophiA aposta em um sistema de disponibilização de diversas informações e funções via web.
A instituição de ensino que adere à ferramenta da Prima pode ter um aplicativo específico, melhorando a comunicação com toda comunidade escolar. Tal aplicativo facilita a rotina dos alunos que conseguem, por exemplo, visualizar avisos, o boletim de notas ou descritivo, entre outras possibilidades.
Com o sistema de comunicação do SophiA é possível, também, que todos os integrantes da comunidade escolar tenham acesso a publicação de avisos, calendário, ficha financeira de alunos, e demais praticidades — tudo via tablets e smartphones. Já os pais, através de seus aparelhos conectados à internet, conseguem acessar informações da rotina escolar dos filhos.
O sistema de gestão escolar SophiA disponibiliza, ainda, um recurso de notificação push, ou seja, a possibilidade de receber alertas direto pelo smartphone, por exemplo.
Auxílio aos profissionais da Tecnologia da Informação (TI)
O profissional de TI é o responsável por atuar na resolução dos problemas mais técnicos e permitir que os gestores e professores tenham mais tempo para se dedicar às áreas de ensino e atendimento das necessidades dos estudantes. Cabe a esses profissionais, também, indicar a adoção, por parte da instituição de ensino, de um bom sistema de gestão escolar para dar suporte às suas funções.
Três benefícios principais para a equipe de Tecnologia da Informação podem ser observados quando uma instituição adota o sistema de gestão escolar SophiA:
1- Centralização das informações;
2- Suporte especializado;
3- E praticidade no gerenciamento.
Vale ressaltar a importância de os gestores estarem cientes da essencialidade dessa parceria com os profissionais de TI. Tais colaboradores são figuras fundamentais, capazes de auxiliar na gestão escolar: eles podem ajudar tanto em relação a proporcionar aos jovens estudantes cada vez mais possibilidades, quanto no que diz respeito ao progresso da escola.
Para conhecer mais sobre as funções do sistema de gestão escolar SophiA e sobre como ele simplifica a administração da instituição de ensino que adere a ele, basta entrar em contato tanto por telefone, quanto por mensagem.
A empresa possui uma equipe preparada para sanar todas as dúvidas de quem trabalha em escolas e precisa de uma gestão escolar eficaz.
O sistema de gestão escolar SophiA na visão dos seus usuários
Veja a seguir os depoimentos de alguns dos clientes SophiA. Eles certamente podem te ajudar caso existam dúvidas sobre essa ser ou não a melhor solução para a sua instituição:
“Todo nosso processo era manual, o que impactava diretamente na realização das tarefas, que demandava muito tempo. Após a implantação do SophiA Gestão Escolar, além de termos agilizado o trabalho administrativo, o programa nos proporciona total controle financeiro. Hoje todos os nossos recebimentos e pagamentos estão cadastrados no sistema e há integração com as ferramentas de controles pedagógicos.” — Proprietário do Colégio Raio de Sol, Dílson Leão.
“Somos usuários bastante exigentes e estamos muito satisfeitos. Usamos quase tudo que o SophiA oferece e sempre testamos as inovações do sistema. Ele é muito robusto e acompanha todas as evoluções da escola. O atendimento da equipe também merece ser destacado, pois não deixa nada a desejar.” — Mantenedor do colégio Anglo Cassiano Ricardo, Oscar Gonçalves Junior.
“Os principais benefícios percebidos pela utilização do SophiA no que diz respeito à gestão foram a agilidade e a confiabilidade. Tentamos tirar o máximo de proveito do software. Quando surgem dúvidas a equipe do Suporte sempre auxilia e a solução vem rapidamente, eliminando a dúvida e acrescentando sempre uma nova facilidade, uma nova forma de nos beneficiar. O sistema mantém sempre os setores atualizados, fornece agilidade na informação e proximidade entre família e escola.” — Coordenadores do Colégio Madre Cecília, Paulo Meschiatti e Rosemeire Silveira.
“Desde que adotamos o SophiA, nosso controle de contas a pagar e a receber tornou-se mais prático e confiável. Automatizar os recebimentos, a geração de boletos, tudo isso facilita. Algo que merece destaque no SophiA é a confiabilidade nas informações obtidas por meio do sistema. Sentimos segurança no software, desde o momento de geração de relatórios até o acesso por meio de senhas individuais. Em vista disso, pretendemos continuar trabalhando com o software e indicando-o a outras instituições.” — Diretora do Avanti, Maria Antonieta.
“Utilizando o SophiA há agilidade em verificar as informações a respeito da vida educacional do aluno, além de um maior controle da gestão financeira. Além disso, a imagem do mercado de uma empresa que é a primeira a implementar uma inovação é muito marcante. Assim, estamos trabalhando a visão de que o ensino com os rigores tradicionais do Saad pode muito bem conviver com as funcionalidades modernas.” — Coordenador Educacional da Escola Saad, Ricardo Nunes
“Desde a implantação do SophiA Educação Infantil percebemos um controle bem mais refinado na parte financeira, com informações importantes para nosso crescimento. Outra ferramenta que nos ajudou e ajuda muito são os relatórios. Com um bom software de gestão nas mãos você tem as informações precisas, com isso você proporciona melhor atendimento e consegue controle confiável na parte acadêmica e financeira. Pelo SophiA temos as informações rápidas e precisas, facilitando o trabalho e passando confiança aos pais dos alunos.” — Diretora da Escola Infantil Equilibrio, Rosa Lidia.
“O SophiA proporciona facilidade de acesso à informação do aluno pela equipe, além da organização da vida escolar e financeira do colégio. Os principais benefícios percebidos pela utilização do SophiA Gestão Escolar no que diz respeito à gestão da instituição, foram os relatórios financeiros e a rapidez na confecção de contratos de matrícula” — Proprietária e diretora geral das unidades do Colégio Tableau Guaratinguetá, Ana Beatriz de Oliveira.
“Com o SophiA Gestão Escolar percebemos de imediato muita agilidade nos processos administrativos se compararmos com o sistema anterior, e na sequência uma melhora no controle das informações administrativas para subsidiar estrategicamente a instituição. Temos dados gerenciais importantes que são acessados rapidamente. As informações financeiras são geridas de forma muito amigável e os dados acadêmicos estão acessíveis a todos, inclusive aos pais de alunos por meio do Terminal Web e, mais recentemente do Aplicativo. Avalio o SophiA muito bem, percebo como diferenciais principalmente o atendimento e o suporte. Não imagino a escola sem o SophiA.” — responsável pela área de TI da Escola Fernão Gaivota, Marcelo de Castro.
Para saber mais sobre como o sistema de gestão escolar SophiA ajudou instituições de ensino a otimizarem a gestão escolar, acesse o Ebook Saiba como o software SophiA pode otimizar o gerenciamento de áreas estratégicas das instituições de ensino e o Case de Sucesso CCI Educacional
O sistema Philos: mais uma solução Prima para auxiliar na gestão escolar
Software também desenvolvido pela Prima, o Philos auxilia na gestão escolar atuando em outra frente: a biblioteca escolar. Com ele e o SophiA Gestão Escolar atuando juntos, alcançar a gestão completa se torna fácil e rápido, uma vez que se abrange todas as áreas da escola que precisam de atenção dos gestores.
Essa solução permite melhorar o controle de quem pode fazer cada tipo de atividade na biblioteca, por exemplo, e possibilita o acesso fácil às estatísticas do acervo e de circulação, permitindo que quem trabalha no local realize ações diversas, incluindo de incentivo à leitura.
O Philos ainda conta com um portal que permite que alunos e demais usuários da biblioteca realizem pesquisas no acervo, bem como façam reservas, renovações de empréstimos, visualizem quais foram as aquisições recentes e, também, quais são as obras mais emprestadas.
Na visão dos usuários:
“O Philos é uma ótima alternativa para bibliotecas e acervos escolares, pois cumpre a função na gestão do acervo, é moderno e de fácil utilização, visualmente atrativo para os jovens, e oferece os principais serviços online. Com a dinamização do processo, a biblioteca está VIVA, interagindo com toda a comunidade escolar e participando ativamente do processo de ensino-aprendizagem.” — Bibliotecária do Colégio Magister, Rosana Francioli.
“O processo de implantação do Philos no Colégio Soka foi muito natural. O software é bastante intuitivo e prático tanto para quem administra quanto para quem acessa o terminal web. Percebemos já na implementação a praticidade no cadastro das obras e catalogação dos livros. A organização da nossa sala de leitura ficou muito mais inteligente. Avalio o Philos e os serviços prestados pela Prima como excelentes. O software conta com atualizações sempre e toda vez que precisamos falar com o suporte somos rapidamente atendidos. A gestão por meio do Philos auxilia bastante no incentivo ao uso da sala de leitura. A procura por livros aumentou consideravelmente logo após a contratação do software” — Gestora da Sala de Leitura e Professora de Empreendedorismo no Colégio Soka do Brasil, Ingrid Francini.
Para saber mais sobre esse sistema, basta acessar a página solução Philos no site SophiA.
Sobre a Prima, empresa que desenvolveu o sistema SophiA
Fundada em 1993, a Prima é a empresa desenvolvedora da linha de softwares SophiA e apresenta ao mercado educacional soluções tecnológicas para o gerenciamento de instituições de ensino, escolas de cursos livres, bibliotecas e acervos não-bibliográficos.
Em 2018, o empreendimento passou a fazer parte da Volaris, uma organização de softwares multinacional que opera como uma divisão da Constellation Software. Esta última, por sua vez, é uma das companhias de tecnologia de maior sucesso no Canadá.
As soluções desenvolvidas pela Prima estão presentes em mais de 3500 instituições, distribuídas não só por todo o Brasil como, também, no exterior. A empresa é associada a renomados órgãos da área de tecnologia e informática como, por exemplo, a Associação das Empresas Brasileiras de Software e Serviços de Informática (ASSESPRO) e conta atualmente com mais de 140 colaboradores diretos, que atuam em diversas áreas com o objetivo de oferecer os melhores produtos e serviços aos seus clientes.
O sistema de gestão escolar SophiA, desenvolvido pela Prima, veio para inovar. A ferramenta foi criada pela empresa para dar tanto aos gestores quanto para toda a comunidade escolar mais praticidade e simplicidade, tão necessárias no meio educacional.
A intenção da Prima com a criação do sistema de gestão é proporcionar aos integrantes do ambiente escolar foco para a prática do ensino e do aprendizado, minimizando as preocupações com questões administrativas e burocráticas, bem como reduzindo obstáculos impostos pela correria do dia a dia.
Se você está interessado em saber mais sobre o SophiA ou tirar alguma dúvida, basta acessar e navegar pelo site oficial, ou entrar em contato para conversar com a equipe de especialistas. Já para ficar sempre atualizado sobre os conteúdos relacionados à gestão escolar, continue acompanhando o nosso blog criado especificamente para passar informações sobre a ferramenta e tudo o que é preciso para alcançar uma gestão eficaz.
