O MEC definiu este ano que até dezembro de 2019 as instituições de Ensino Superior precisam seguir novas regras para manter o Acervo Acadêmico, com todos os documentos dos alunos digitalizados, além do acervo físico, para garantir a preservação dos dados e o sigilo das informações. Para atender a esta nova demanda com praticidade e preço atrativo existe o SophiA Acervo, software que permite a guarda e controle dos documentos de forma simples e desburocratizada.
A partir desta nova regra, todas as instituições de Ensino Superior precisam manter o acervo organizado em meio físico e digital, seguindo as regras de arquivamento e descarte conforme previsto nas portarias 22 de 2017 e na portaria 315 de abril deste ano. O MEC estabelece ainda prazos de guarda e destinações finais, apresentando uma tabela de temporalidade, destinação de documentos de arquivo, e a necessidade de indicar ao MEC a pessoa responsável pela guarda e conservação dos documentos cujo título será Depositário de Acervo Acadêmico – DAA – da instituição.
Para atender à demanda do MEC as instituições precisam estabelecer uma plataforma para gerenciar o arquivo acadêmico dos alunos, sendo a princípio cadastradas as informações dos alunos correntes. Ao contratar o SophiA Acervo a instituição de Ensino Superior já conta com uma ficha básica de catalogação como ponto de partida, que pode ser ajustada conforme suas necessidades. O próximo passo é cadastrar no SophiA Acervo os documentos previamente digitalizados, em formato PDF ou imagem, por exemplo. Com o processo de digitalização e cadastro do acervo acadêmico no SophiA concluído a instituição estará pronta para atender às novas regras do MEC.
Outro ponto importante do SophiA Acervo é a possibilidade de controlar o empréstimo de documentos físicos, por meio do controle de movimentação do documento, o que dará mais segurança ao processo por apresentar este histórico.
Regularize já a sua Instituição de Ensino Superior. Faça um orçamento do SophiA Acervo e veja como será simples se adequar à nova resolução do MEC.
