É comum as empresas se preocuparem em guardar documentos de diversos setores que são importantes para a administração do negócio, como contratos, projetos e até propostas comerciais. No entanto, é fundamental que se atentem também à gestão de centros de memória, espaços que têm como principal objetivo preservar o patrimônio histórico das organizações, reunindo materiais que ajudam a contar a história da empresa ao longo dos anos.
Hoje, tal espaço vem sendo utilizado de diferentes formas, como para campanhas internas focadas na motivação dos funcionários, ou em ações de marketing que visam aproximar o público geral da história da instituição, humanizando até mesmo os processos mais burocráticos.
De início, pode parecer difícil para as companhias realizarem a gestão de centros de memória em meio à correria do dia a dia, mas confira no decorrer desse post como é possível cumprir essa tarefa de forma assertiva e prática por meio de bons recursos tecnológicos.
Para que serve a gestão de centros de memória?
Como mencionado no início, a gestão de centros de memória tem como foco ajudar a preservar e organizar documentos, arquivos, depoimentos e tudo que faça parte da história de uma instituição. E, mais do que contar a trajetória da empresa, esses centros também são utilizados como ferramenta estratégica para a gestão de negócios.
Independentemente do segmento ou porte da companhia, promover a gestão de centros de memória traz impactos positivos para toda a operação, pois mesmo na coleta de parte desses materiais os colaboradores terão uma participação bastante ativa por meio de seus depoimentos, ajudando a contar a história do local a partir de pontos de vista diferentes. Essa ação, por sua vez, reforça a importância do trabalho em equipe, motiva os funcionários e fortalece o sentimento de pertencimento.
Além disso, a gestão de centros de memória faz com que a empresa receba e trate as informações estratégicas produzidas pela organização em diversas áreas, atuando como um recurso que propaga o conhecimento produzido e acumulado ao longo do tempo, sendo uma importante forma de atualização dos colaboradores, auxiliando, inclusive, no processo de integração de novos funcionários.
Vale ressaltar que a gestão de centros de memória deve ser encarada de forma séria e bem planejada, sendo fundamental que os proprietários e gestores façam uma administração correta, utilizando o acervo não como um “depósito”, mas sim como parte essencial da história do lugar e de suas pessoas.
Como obter uma boa gestão do seu centro de memória?
Para traçar suas trajetórias as empresas passam por diversas fases que podem gerar um acervo bem diverso e amplo. Por isso, para realizar uma gestão de centros de memória eficaz, é fundamental utilizar uma boa ferramenta, como o software SophiA Acervo, desenvolvido pela Prima, empresa especialista no desenvolvimento de soluções tecnológicas com 25 anos de atuação no mercado.
Com fácil utilização, o software SophiA tem como objetivo facilitar a gestão de centros dos mais diversos tipos, como memória, fotografias, atas de reunião, moda, documentos diversos, objetos pessoais, dentre outros. Por meio desse sistema, é possível obter muitos benefícios que irão ajudar a preservar e manter viva a memória da empresa diariamente, como os que constam abaixo:
•Criação de fichas de catalogação de acordo com o interesse da instituição;
•Realização de pesquisas simples e avançadas, como por autor, título, assunto, palavra-chave, intervalo de tempo, entre outros parâmetros;
•Acesso protegido por meio de identificação e senha pessoal, com níveis de permissão personalizados de acordo com perfis de usuários definidos pela empresa;
•Emissão e impressão de relatórios, gráficos e outros documentos personalizados, facilitando a circulação e disseminação das informações armazenadas no centro de memória;
•Módulo Terminal Web que permite a consulta remota à base de dados, com segurança e possibilidade de edição personalizada de campos de busca.
No decorrer desse post você pôde conhecer mais sobre a importância da gestão de centros de memória para a preservação e continuidade da história das organizações e descobrir o SophiA Acervo como um grande aliado das empresas. Um exemplo da importância desse sistema, por sinal, é que ele vem sendo utilizado por renomadas companhias brasileiras, como Itaú e Metrô de São Paulo, que tem o seu case de sucesso publicado aqui.
Se você também quer obter os benefícios de uma boa gestão de centros de memória para a sua empresa, solicite uma demonstração gratuita do SophiA Acervo e também visite o nosso site para saber mais sobre todas as funcionalidades do software.
