Em geral, cuidar das finanças já é um desafio para as escolas, e agora, com as questões trazidas pela pandemia da Covid-19, esse gerenciamento tornou-se ainda mais complexo. O foco de atenção dos gestores financeiros das instituições de ensino tornou-se o ponto de equilíbrio entre conceder descontos e não deixar de pagar as obrigações fiscais e trabalhistas.
Neste artigo, Walter Saliba, diretor da Prima – empresa desenvolvedora da linha de softwares SophiA e Philos – fala sobre a importância de dois itens essenciais para que as escolas mantenham um bom equilíbrio entre as receitas e as despesas: o relacionamento com o cliente e a necessidade de inovação durante a pandemia e na hora da retomada.
“As escolas não podem ser como um avestruz, que enfia a cabeça na terra ao ver um problema. É preciso levantar-se e ir ao encontro dos clientes para que, conversando, se encontre uma forma benéfica, para os dois lados, de manter o contrato.”. E como fazer isso?
Siga na leitura deste texto para saber mais!
Os tipos de gestão financeira
No conceito de gestão financeira, existem três tipos de equilíbrio possíveis em um negócio. São eles:
• Financeiro – é a situação mais delicada, em que o que entra (receita) é bem próximo do que se gasta. Qualquer gasto extraordinário pode consumir as possíveis reservas de caixa ou, se não houver, demandar empréstimos para a subsistência.
• Contábil – aqui já está embutida nas despesas uma pequena reserva para gastos e provisões não regulares, por isso, viabiliza uma maior longevidade. Há um pouco mais de folga para investir na reposição de itens que sofrem depreciação, como itens eletrônicos.
• Econômico – é o estágio que toda empresa deve buscar. Considera o lucro como remuneração do investimento realizado no estabelecimento do negócio. Afinal, se não houver lucro, o investidor deveria pensar em outra opção para investir seu capital, não é mesmo?
Esse último é o cenário ideal, mas nem sempre possível. Estar no equilíbrio contábil já um bom começo!
Questões trazidas pela pandemia
A pandemia do novo coronavírus causou desajustes financeiros para uma grande parcela da população. Com isso, órgãos do Governo passaram a oficializar medidas com o intuito de auxiliar as famílias na contenção de gastos com estudos. Veja abaixo algumas ações que foram tomadas nesse sentido:
• Procon-SP publicou diretrizes obrigando as escolas particulares a abrir negociação com os pais sobre os valores de mensalidades.
• No Ceará, o governo do estado sancionou uma lei que obriga as escolas particulares a concederem um desconto de até 30% nas mensalidades.
Algumas coisas mudaram e será preciso adaptar-se
Adaptar sua escola a esse novo panorama de mercado não significa vender a qualquer custo. Até mesmo porque, sabe-se que vender e trazer novos alunos é muito mais custoso do que manter os atuais. É por isso que o relacionamento é algo tão importante!
“É um momento muito desafiador. É essencial ter um relacionamento estreito com os clientes (alunos, pais e responsáveis), entender de perto a realidade de cada família, para poder conceder descontos mais justos àquelas que, de fato, precisam desse desconto. Assim como saber quem tem possibilidade de continuar a pagar as mensalidades integralmente.”, explica Walter.
É claro que, assim como a escola precisa cuidar do seu equilíbrio financeiro, os clientes também vão querer enxergar o valor que pagam em vantagens palpáveis. Principalmente os pais que puderem continuar pagar integralmente as mensalidades.
“As escolas já não têm uma margem grande de lucro, então, forçar um desconto de 30% para todos pode ser uma estratégia suicida. Será necessário apostar em inovação para que os dois lados tenham benefícios. O que pode ser oferecido de diferente, mesmo nessa fase? Pense em alternativas que possam ser oferecidas aos alunos e pais sem que haja um aumento excessivo dos custos.”, orienta.
Para refletir: o que a sua escola tem feito de diferente em relação à concorrência? Será necessária muito criatividade para encontrar um caminho para cortar gastos agora e, ao mesmo tempo, dar continuidade à prestação de serviços.
Alternativas para manter o equilíbrio financeiro
• Gestão da folha de pagamento
As empresas prestadoras de serviços, inclusas as escolas, têm um custo elevado de folha de pagamento. No caso das escolas, grande parte desses profissionais são professores. Dispensá-los pode ocasionar perda na qualidade do ensino. Essa não é uma alternativa boa a longo prazo. Em casos mais extremos, em que será necessário diminuir a oferta de serviço para oferecer descontos, uma possibilidade de redução do custo é agrupar turmas que estão na mesma série em salas online e diminuir a carga horária do professor. Ele daria, portanto, a mesma aula uma menor quantidade de vezes.
• Acordos com grupos de investidores da área educacional
Existem diversos grupos educacionais que seguem investindo em novas unidades, mesmo neste período da pandemia. Talvez essa seja uma boa hora para pensar se não vale a pena passar a fazer parte de uma rede de ensino.
• Gestão e decisão financeira balizada em dados e relatórios gerenciais
Com um bom software de gestão, como o SophiA Gestão Escolar, é possível realizar a gestão financeira da escola nos níveis operacional e gerencial. O primeiro, no que se refere aos recebimentos, é essencial tentar receber as mensalidades em dia ou, ao menos, ter uma perspectiva realista dos recebimentos e da inadimplência. É igualmente importante dar uma visão detalhada dos gastos da instituição. Sabendo o quanto se gasta com cada item, é possível tomar decisões sobre onde será possível cortar gastos. Serviços terceirizados? Marketing? Tenha essa visão para decidir onde cortar gastos.
O sistema de gestão permite que tome essas decisões com mais qualidade. Concilia os gastos e as receitas com uma previsão de fluxo de caixa, sendo possível observar se será possível manter o equilíbrio financeiro a médio e longo prazo. O software será essencial para ter as informações e ajuda na tomada de decisões.
Mais sobre o panorama pós-pandemia na nossa live com a Agenda Edu
Assista abaixo à transmissão online que o software SophiA fez em parceria com o aplicativo escolar Agenda Edu. Walter Saliba e Anderson Morais, CEO da Agenda Edu, falam sobre os aspectos da retomada das escolas quando a pandemia acabar. Aperte o play para mais informações!
