Ao longo de sua história, as instituições de Ensino Superior produzem e recebem uma série de documentos que são importantes para o desenvolvimento da universidade e dos alunos. Mas, para isso acontecer na prática, é fundamental ter uma gestão do acervo acadêmico eficaz. Há anos, boa parte desse processo era realizado de forma manual nos acervos físicos. No entanto, com o Decreto nº 9.235, publicado em 15 de dezembro de 2017, que entrou em vigor na mesma data, a transição para o acervo acadêmico digital se tornou obrigatória.
Outras portarias foram promulgadas pelo MEC para tratar o assunto e, de acordo com a portaria 315, as Instituições de Ensino Superior têm até dezembro de 2019, para adequar a gestão do acervo acadêmico, que passará a ser realizada também no formato digital em sistemas projetados especificamente para este objetivo.
Essa mudança será positiva pois, além de manter um acervo físico, as instituições de Ensino Superior farão também a gestão das versões digitais dos documentos dos alunos, aumentando a segurança da informação.
Para simplificar os processos e auxiliar o momento de transição, é importante que a gestão do acervo acadêmico seja realizada por meio de bons sistemas, que ofereçam para as universidades os principais recursos para uma administração eficaz, como mostraremos na continuidade deste artigo. Acompanhe.
Como obter a melhor gestão do acervo acadêmico?
As instituições de Ensino Superior, por determinação do MEC, terão que realizar a gestão do acervo acadêmico digital, medida tida como essencial para que o setor educacional do país tenha mais segurança no manuseio dos documentos dos alunos. O desafio, no entanto, está em encontrar um sistema de confiança, eficaz para essa gestão e simples de usar.
Nesse contexto, o software SophiA Acervo, desenvolvido pela Prima, empresa especializada na criação de tecnologias voltadas para o mercado educacional, é uma ótima solução para trabalhar a gestão do acervo acadêmico digital de forma efetiva.
O sistema oferece os principais recursos para que as instituições de Ensino Superior possam se adequar às exigências do MEC, tendo o controle fácil e seguro do acervo acadêmico digital. Para evidenciar os potenciais do SophiA Acervo, listamos algumas funcionalidades que farão a diferença nas universidades. São elas:
•Ficha básica de catalogação como ponto de partida, que pode ser ajustada conforme as necessidades da universidade;
•Praticidade na gestão do Depositário de Acervo Acadêmico – o DAA;
•Emissão e impressão de relatórios, gráficos e outros documentos personalizados, facilitando a circulação e disseminação das informações armazenadas;
•Terminal Web que permite consultas internas da equipe à base de dados, com segurança e possibilidade de edição personalizada de campos de busca;
•O SophiA pode ser integrado a outros sistemas usados na Instituição, é fácil de operar e apresenta um ótimo custo-benefício.
As determinações para uma boa gestão do acervo acadêmico
Adotar um sistema de excelência, como o SophiA, é importante para que as instituições de Ensino Superior consigam atender às exigências do MEC, dando um passo fundamental rumo à modernização dos processos. Mas, como acontece em todas as situações de mudança, é preciso seguir algumas recomendações para que a gestão do acervo acadêmico seja eficaz.
Preparação da equipe
Como mencionado, a administração dos acervos acadêmicos vinha sendo realizada há muitos anos de forma praticamente manual. Com isso, cada instituição acumula um grande volume de documentos físicos, o que torna a transição ainda mais complexa. Por isso, para ter uma boa gestão do acervo acadêmico digital é importante preparar a equipe que ficará responsável por esse serviço.
Os profissionais devem conhecer todas as recomendações estipuladas pelo MEC, os prazos de adequação e, claro, ter o domínio do sistema adotado. A Prima oferece treinamentos para que a equipe da contratante consiga aproveitar os recursos disponibilizados pelo SophiA Acervo desde a primeira interação com a plataforma.
Controle total dos acervos
Outro ponto importante ao qual as instituições de ensino devem ficar atentas é em relação ao controle de empréstimos do acervo físico, além do controle digital. Com o SophiA Acervo, as universidades terão a possibilidade de controlar também o empréstimo de documentos físicos, por meio da análise de movimentação do documento, o que dará mais segurança ao processo por apresentar este histórico.
Todas essas informações são importantes para promover uma gestão do acervo acadêmico eficaz, utilizando a tecnologia como aliada e o SophiA, citado como solução neste artigo, também possui outras funcionalidades úteis para as instituições de Ensino Superior, como o SophiA Biblioteca e o SophiA Gestão Acadêmica.
Para conhecer um pouco mais sobre essas soluções, solicite uma demonstração gratuita das plataformas. E não deixe de obter mais informações acessando o nosso site.
