Além da praticidade, há também a preocupação com a sustentabilidade. Esses são pelo menos dois motivos pelos quais vale a pena investir em documentos digitais. Aliás, por falar em documentos, uma instituição de ensino certamente precisa lidar com muitos, e de variados tipos — de certidões de nascimento e históricos escolares a comprovantes de pagamento e notas fiscais.
Em pleno século XXI, porém, as árvores agradecem a economia de papel e, os funcionários, a facilidade de encontrar o que precisam de forma ágil. Além, claro, da economia de espaço físico e, também, da conformidade com a lei, no que se refere às instituições de ensino superior.
Isso porque, em dezembro de 2017, entrou em vigor o Decreto nº 9.235, cujo Artigo 21, inciso VIII, impacta na forma como as Instituições de Ensino Superior (IES) cuidam da gestão de seus processos e de seus documentos. A intenção, com a obrigação legal, é fazer com que tais instituições, tanto públicas como privadas, migrem todo seu acervo acadêmico para o meio digital.
Trata-se de uma prática que traz algumas vantagens também para outros tipos de instituições de ensino. Confira a seguir!
Cinco vantagens de migrar para documentos digitais em sua instituição de ensino
Fugir da tecnologia, hoje em dia, não é mais possível. Pelo menos não para quem visa evolução e crescimento.
O mais acertado, então, é mesmo aderir a ela — conhecer seus benefícios em cada segmento e usufruir deles da melhor forma.
Na educação, “render-se” ao uso de documentos digitais resulta em, pelo menos, cinco vantagens:
Organização e economia de espaço
Documentos na versão digital significam dar um adeus às pilhas de papel, às pastas amontoadas e às gavetas e prateleiras lotadas. A digitalização torna possível depositar milhares de arquivos em um único lugar — basta um computador para acessá-los em poucos cliques.
Praticidade na busca
Campos onde está escrito “Digite aqui para pesquisar” ou apenas “pesquisar”, ou ainda o campo onde consta o desenho de um lupa. Todos eles significam que ao digitar uma palavra, título ou assunto, você encontrará o que precisa sem dificuldades. Basta, claro, que a informação esteja realmente ali, digitalizada.
Aqui, inclui-se ainda o benefício da otimização de tempo e da praticidade no dia a dia. Vale lembrar que, nos casos administrativos, tempo é dinheiro — ou seja, também estamos falando de redução de custos.
Acesso à informação necessária de qualquer lugar
Pouco ou nenhum deslocamento. Documentos digitais, se compartilhados em rede ou de forma online, podem ser acessados de qualquer computador, em qualquer lugar, por qualquer pessoa que tenha permissão para isso.
Colaboração com o meio ambiente
Documentos físicos são feitos de papel, que por sua vez, é feito da celulose extraída das árvores e, não raramente, descartado na natureza. Com a digitalização, esse processo deixa de existir, uma vez que ela colabora para a diminuição do uso de matéria-Sophia e do descarte incorreto.
Backup e segurança
Ninguém está livre de acidentes — desde pequenos desastres, como virar um copo de café, até estragos maiores, envolvendo fogo, água, vento etc. Vale, no entanto garantir e realizar todo o possível para minimizar os danos em caso de algum imprevisto nesse sentido. Manter uma versão de documentos digitais é uma das maneiras de fazer isso.
Além do mais, sistemas de computadores permitem a utilização de senhas e logins para limitar o acesso indevido a determinadas informações ou arquivos sigilosos.
Não esqueça de fazer a gestão correta desse material!
Apesar das facilidades proporcionadas pela digitalização de documentos, essa é uma prática que também precisa de uma gestão eficiente. Para isso, contudo, a sua instituição pode contar com grandes parcerias — como softwares especializados no assunto. É o caso dos softwares SophiA, por exemplo, desenvolvidos pela empresa Prima.
Dentre eles, existem dois em especial:
-O SophiA Gestão Escolar, que dispõe de diversas tecnologias focadas na praticidade de gestão e administração das instituições de Ensino Fundamental, Médio e Técnico;
-O SophiA Acervo Acadêmico, lançado para gerenciar o acervo acadêmico nas Instituições de Ensino Superior.
Para mais informações sobre esses e outros softwares SophiA capazes de otimizar a gestão dos documentos digitais e outras questões administrativas da sua instituição de ensino, entre em contato diretamente com os responsáveis pela ferramenta. Tire suas dúvidas e peça uma demonstração das funcionalidades!
