A gestão administrativa escolar envolve uma série de tarefas que, muitas vezes, não são percebidas por quem está de fora da operação. Além de todo o cuidado para que a área pedagógica siga com a proposta de excelência, os gestores das instituições de ensino precisam se atentar a outras demandas, que também são importantes para o bom funcionamento da escola.
Por isso, otimizar o trabalho da secretaria ao corpo docente é fundamental para que os diretores e coordenadores possam dar conta das incumbências pedagógicas e também da gestão administrativa escolar.
Esse é um ponto essencial para todas as instituições, pois para oferecer um ensino de qualidade e uma experiência positiva para toda a comunidade escolar, é preciso que todos os serviços, do pedagógico ao administrativo, estejam integrados com os princípios da escola e área de atuação.
Se esse vem sendo o desafio do seu colégio, te convidamos para conferir na sequência deste artigo algumas dicas de como melhorar esse processo, utilizando a tecnologia como aliada.
Por dentro dos desafios da gestão escolar
Como mencionado no início, a gestão escolar contempla a área pedagógica – razão de existir da instituição – e também uma série de serviços administrativos que ajudam a escola a se manter ativa. A junção de todas essas tarefas pode acabar sobrecarregando o dia a dia dos gestores.
A seguir, vamos mostrar um pouco sobre os desafios de cada departamento da escola, da secretaria até o corpo docente.
Tarefas administrativas
Todos os colégios precisam realizar uma boa gestão administrativa escolar, que envolve a matrícula dos alunos, quase sempre gerenciada pela secretaria, organização da documentação de todos os membros do colégio, controle dos departamentos, como limpeza, segurança, recepção e cozinha, entre outras atividades presentes no ambiente escolar. Esses pontos são fundamentais para garantir que os estudantes tenham todo o suporte necessário enquanto estiverem no colégio.
Gerenciamento financeiro
Uma escola, mesmo tendo como foco principal a educação, precisa seguir a organização de uma empresa para se consolidar no mercado. Sendo assim, um bom gerenciamento financeiro é primordial para todas as instituições de ensino.
Tarefas como contas a pagar e a receber, compras de materiais, negociação com os fornecedores e administração dos casos de inadimplência são recorrentes na gestão escolar e precisam de uma atenção especial dos responsáveis pelo setor.
Interação com a comunidade escolar
Mais uma atividade que envolve o trabalho da gestão escolar e precisa ser otimizada é a interação do colégio com a comunidade escolar. Manter uma comunicação clara e objetiva, transmitindo uma imagem de instituição de vanguarda, é essencial para que a escola desenvolva uma imagem positiva e alcance um número cada vez maior de estudantes.
A missão de aprimorar a interação com a comunidade escolar também faz parte da rotina do corpo docente, que precisa manter pais e alunos informados sobre as notas e atividades realizadas em sala de aula.
Veja como um sistema de gestão escolar pode auxiliar na otimização do trabalho
Nos tópicos acima, conhecemos um pouco mais sobre os trabalhos realizados pela gestão administrativa escolar, que vão além das práticas pedagógicas. Em meio a tantas atividades importantes, uma forma de otimizar esses trabalhos de maneira segura, permitindo que os colaboradores e gestores foquem em outras tarefas estratégicas da operação, é utilizando os recursos tecnológicos como aliados.
Um bom sistema de gestão escolar, por exemplo, é capaz de otimizar diversas tarefas administrativas, financeiras, de marketing e relacionamento das escolas, como é o caso do software SophiA, desenvolvido pela Prima a partir das principais necessidades apresentadas pelas instituições de ensino.
Ao adotar o sistema de gestão escolar, os seguintes serviços serão otimizados em seu colégio:
– Controle das contas a receber, que diminui a inadimplência da escola;
– Emissão de notas fiscais de serviços diretamente pelo software;
– Acompanhamento simultâneo das contas a pagar da instituição;
– Ficha financeira e segunda via do boleto bancário disponíveis via internet;
– Informações para apoiar a tomada de decisões por meio de relatórios de fluxo de caixa, descontos concedidos, faturamento por turma, dentre outros pontos;
– Notas do aluno, agrupadas pela divisão anual escolhida pela escola (bimestral ou trimestral);
– Calendário escolar completo com todos os eventos escolares, desde provas e reuniões de pais e mestres até excursões;
– Alertas de ocorrências referentes ao comportamento do filho ou atrasos.
Apresentamos no artigo de hoje os principais desafios da gestão administrativa escolar. Para conhecer mais sobre os recursos disponibilizados pelo sistema de gestão escolar, entre em contato com um dos nossos especialistas por telefone ou via formulário.
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