Uma instituição de Educação Básica ou de Ensino Superior costuma ter em seu acervo uma série de materiais e documentos importantes, que podem contribuir para a formação dos alunos, além de ampliar os conhecimentos da comunidade escolar e garantir a organização do negócio. No entanto, é fundamental que os profissionais envolvidos na gestão desses itens saibam como classificar arquivos corretamente, sejam eles físicos ou digitais.
Manter a organização é importante para que a gestão ocorra como o planejado, por isso é interessante que as instituições conheçam ferramentas que mostram como classificar arquivos de forma segura, rápida e eficaz, seguindo uma estrutura que visa atender as necessidades dos colégios e universidades.
Se você ainda não possui nenhum recurso com essa finalidade em sua escola ou instituição de Ensino Superior, confira na sequência deste artigo dicas de como classificar arquivos sem dores de cabeça, otimizando as tarefas e a rotina de todos.
Como classificar arquivos e manter sua instituição mais organizada?
Durante o ano, uma instituição de ensino produz diversos materiais, sendo que muitos deles acabam sendo armazenados no acervo físico. Com o passar do tempo, sem uma gestão assertiva, esses itens podem acumular e até cair em desuso.
Por isso, saber como classificar arquivos é muito importante. Além de manter a organização física, evitando que os documentos fiquem espalhados ou ocupando um espaço maior do que o necessário, esse trabalho garantirá que todos os materiais possam ser consultados ou achados facilmente sempre que solicitados.
Se você quer começar esse trabalho em sua instituição, confira algumas dicas simples, porém eficazes de como classificar arquivos:
-Separe os arquivos por ordem de importância;
-Faça uma classificação sobre tipos e temas;
-Denomine cada material de acordo com a frequência de uso, por exemplo:
–Arquivos Correntes (que são consultados frequentemente);
–Arquivos Intermediários (que ainda apresentam um volume de consultadas considerável);
–Arquivos Permanentes (que não apresentam uso corrente, porém têm informações importantes).
Essas são dicas básicas de como classificar arquivos, mas vale ressaltar que cada instituição tem suas próprias necessidades, sem falar que a área de atuação também requer a aplicação de alguns procedimentos diferenciados.
Por exemplo: no caso das escolas que buscam maneiras eficazes de classificação, além das dicas apresentadas, uma ótima opção é adotar o SophiA Gestão Escolar. O software oferece recursos que otimizam o gerenciamento de documentos importantes para o colégio, como matrículas e contratos, função que muitas vezes é desempenhada manualmente nas secretarias.
Já para as instituições de Ensino Superior, o volume de arquivos pode ser maior e com documentos variados, sendo interessante uma parceria com o software SophiA Acervo Acadêmico. Essa ferramenta de fácil utilização é capaz de gerenciar os mais diversos tipos de arquivo, como memória, fotografias, atas de reunião, entre outros.
O SophiA Acervo Acadêmico também oferece algumas funcionalidades que dinamizam a classificação dos arquivos e a forma de utilizá-los. São elas:
-Criação de fichas de catalogação de acordo com o interesse da instituição;
-Realização de pesquisas simples e avançadas por autor, título, assunto, palavra-chave, intervalo de tempo, entre outros parâmetros;
-Acesso protegido por meio de identificação e senha pessoal, com níveis de permissão personalizados de acordo com perfis de usuários definidos pela instituição;
-Emissão e impressão de relatórios, gráficos e outros documentos personalizados, facilitando a circulação e disseminação das informações armazenadas;
-Módulo Terminal Web que permite a consulta remota à base de dados, com segurança e possibilidade de edição personalizada de campos de busca.
Além disso, graças ao Depositário de Acervo Acadêmico (DAA) presente no software SophiA, sua IES conseguirá cumprir com a exigência prevista na portaria 315 do MEC, que estipula que até dezembro de 2019 as universidades tenham todos os documentos dos alunos digitalizados, além do acervo físico, para garantir a preservação dos dados e o sigilo das informações.
Clique aqui para saber mais sobre a Portaria 315 do acervo acadêmico digital.
Os softwares apresentados são desenvolvidos pela Prima, empresa especializada na criação de tecnologia para área educacional, e também ajudam a otimizar o tempo de toda a equipe, permitindo que os colaboradores e gestores tenham a oportunidade de se dedicar ainda mais ao processo de ensino.
Se você quer conhecer mais detalhes sobre o SophiA Gestão Escolar ou o SophiA Acervo Acadêmico, entre em contato com um de nossos consultores especializados e solicite uma demonstração gratuita em sua instituição.
