Recentemente, o Ministério da Educação publicou duas portarias (nº 22 e nº 315), que estabelecem regras sobre a digitalização do acervo acadêmico das universidades. Por conta dessas normativas, muitas Instituições de Ensino Superior já começaram a planejar esse processo, que deve ser concluído até dezembro de 2019. Mas, antes mesmo dessas portarias, o MEC já estabelecia algumas normas sobre a manutenção e guarda do acervo acadêmico.
Por isso, para cumprir as normativas do MEC, é interessante que os gestores das universidades conheçam todos os pontos apresentados pelo órgão sobre a manutenção e guarda do acervo acadêmico digital. Na sequência deste artigo, vamos continuar abordando esse tema, explicando o que é e como funciona na prática essa manutenção.
Afinal, o que é manutenção e guarda do acervo acadêmico?
O termo manutenção e guarda do acervo acadêmico pode causar algumas dúvidas nos gestores das Instituições de Ensino Superior. Basta armazenar os documentos em um determinado local da universidade para que o acervo esteja protegido? A manutenção é feita por meio de uma conferência manual?
Essas são apenas algumas questões que podem surgir quando a universidade se depara com a manutenção e guarda do acervo acadêmico, e para compreender o que é e como funciona essa normativa, é interessante acessar a Portaria nº 1.224, divulgada pelo MEC em 18 de dezembro de 2013.
Reunimos alguns pontos apresentados nesse link que explicam o papel da manutenção e guarda do acervo acadêmico nas instituições.
O que é acervo acadêmico?
O acervo acadêmico é composto de documentos e informações produzidas por faculdades públicas ou privadas pertencentes ao sistema federal de ensino. Esses materiais são referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar a presença deles nas instituições.
Guarda
O MEC também estabeleceu uma Tabela de Temporalidade Documental que visa assegurar a prescrição legal e administrativa dos documentos nas seguintes fases: arquivo corrente, intermediário e permanente. Segundo as especificações da Portaria AN/MJ Nº 92, de 23 de setembro de 2011, a Instituição de Ensino Superior deve obedecer os prazos de guarda e destinações finais desses documentos.
Após o vencimento do prazo de guarda administrativa e legal dos documentos acadêmicos, cuja a destinação seja a eliminação, a Instituição de Ensino Superior poderá substituir por documento microfilmado ou digitalizado, desde que seja seguida as disposições legais de cada fase.
Manutenção
As Instituições de Ensino Superior devem manter o acervo acadêmico permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, garantindo também o fácil acesso e pronta consulta de todos os materiais sob sua guarda.
Averiguações
Parte do processo de manutenção e guarda do acervo acadêmico são as averiguações. O acervo poderá ser consultado a qualquer tempo pela Comissão Própria de Avaliação (CPA) e, além disso, os órgãos e agentes públicos atuantes para fins de regulação, avaliação e supervisão também poderão averiguar o acervo.
Como funciona a manutenção e guarda do acervo acadêmico digital agora?
Com a finalidade de aumentar a segurança das informações, as Instituições de Ensino Superior devem respeitar as duas novas portarias do MEC (Portaria nº 22, de dezembro de 2017, e Portaria nº 315, de abril de 2018), que determinam a digitalização do acervo acadêmico. A partir de dezembro de 2019, as universidades, além de fazer a manutenção e guarda do acervo acadêmico físico, terão que gerir esses documentos também nos meios digitais.
É importante destacar que os métodos de digitalização utilizados pelas Instituições de Ensino Superior devem garantir a confiabilidade, a autenticidade, a integridade e a durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.
Por isso, a adoção de um bom software é fundamental para que a IES realize a manutenção e guarda do acervo acadêmico digital de forma segura e efetiva, sendo o SophiA Acervo, desenvolvido pela Prima, uma excelente opção.
Por meio desse software, as instituições conseguirão se adequar às portarias de forma rápida, pois o ele conta com funcionalidades fundamentais para uma manutenção e guarda do acervo acadêmico digital assertiva, como:
- Ficha básica de catalogação como ponto de partida, que pode ser ajustada conforme as necessidades da universidade;
- Controle do empréstimo de documentos físicos por meio da análise de movimentação do documento, garantindo mais segurança ao movimentar o seu acervo acadêmico digital;
- Praticidade na gestão do Depositário de Acervo Acadêmico – o DAA;
- Emissão e impressão de relatórios, gráficos e outros documentos personalizados, facilitando a circulação e disseminação das informações armazenadas;
- Terminal Web que permite consultas internas da equipe à base de dados, com segurança e possibilidade de edição personalizada de campos de busca;
- O SophiA pode ser integrado a outros sistemas usados na Instituição, é fácil de operar e apresenta um ótimo custo-benefício.
Como podemos notar, a manutenção e guarda do acervo acadêmico digital e físico é um processo importante para o desenvolvimento das Instituições de Ensino Superior, garantindo o cumprimento de todas as exigências apresentadas pelo MEC.
Para saber mais sobre esse assunto, basta entrar em contato com a nossa equipe e conhecer também outras características sobre o software SophiA Acervo. Se preferir, solicite uma demonstração sem compromisso.
