Para se manterem ativas no mercado educacional, as instituições de Ensino Superior precisam estar dentro das determinações do Ministério da Educação (MEC), seguindo todas as suas normas voltadas para diversos assuntos essenciais para a educação e a gestão, como a Portaria Nº 315. Um dos principais objetivos dessa normativa é garantir que todas as universidades tenham um acervo acadêmico digital.
A Portaria Nº 315 é uma atualização da Portaria Nº 22, que entrou em vigor em dezembro de 2017. Com o intuito de seguir todas as recomendações do MEC, as instituições de Ensino Superior já começaram a se planejar, pois o prazo para ter o acervo acadêmico digital ativo é dezembro de 2019.
Para conhecer melhor todos os pontos desta portaria e se preparar para a projeção do acervo acadêmico digital, recomendamos a leitura completa deste artigo, pois vamos apresentar os destaques da Portaria Nº 315 e também mostrar sistemas que ajudam as Instituições de Ensino Superior a realizar essas mudanças de forma efetiva e bastante segura.
Entendendo a Portaria Nº 315 do acervo acadêmico digital
Como mencionado no início, a Portaria Nº 315 foi criada para atualizar alguns termos apresentados na Portaria Nº 22. Divulgadas pelo Ministério da Educação, as portarias têm como foco principal a projeção do acervo acadêmico digital nas Instituições de Ensino Superior do país.
De acordo com a portaria, é considerado acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.
Para se adequarem, as universidades, além de garantir a manutenção do acervo físico, terão que criar e gerenciar versões digitais desses documentos, aumentando a segurança dos dados. Os métodos de digitalização utilizados, segundo a portaria, devem garantir a confiabilidade, a autenticidade, a integridade e a durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.
Conheça alguns pontos importantes desta portaria
Para que as Instituições de Ensino Superior consigam implantar o acervo acadêmico digital, elas terão que contar com um bom sistema de gestão. Apesar de terem a liberdade de escolher a plataforma utilizada, o MEC determinou que o sistema adotado deve apresentar os seguintes recursos:
•Uso e gerenciamento da base de dados de forma adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
•Indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
•Reprodução do acervo acadêmico digital no sistema de gestão de forma que garanta a segurança e a preservação dos recursos;
•Uso da certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.
Prazos
As Instituições de Ensino Superior têm até dezembro de 2019 para seguirem todas as recomendações estipuladas pelo MEC na Portaria Nº 315, referente ao acervo acadêmico digital. A partir desta data, as universidades poderão receber visitas avaliativas dos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e ações de monitoramento.
Após o vencimento do prazo de guarda da fase corrente, o documento em suporte físico do acervo acadêmico em fase intermediária, que o destino seja a eliminação, poderá ser substituído, caso a instituição queira, por documento devidamente microfilmado ou digitalizado.
O SophiA Acervo e a Portaria Nº 315
Como mostrado acima, a Portaria Nº 315 estabelece que o sistema de gestão do acervo acadêmico digital tenha alguns recursos específicos que garantirão a conservação e o fácil acesso aos documentos, sendo fundamental que sua IES faça uma escolha assertiva a esse respeito.
Pensando nisso a Prima, empresa especializada no desenvolvimento de tecnologias para a área educacional, oferece uma excelente solução para as Instituições de Ensino Superior que estão passando por esse processo: o software SophiA Acervo.
Com esse sistema, as IES terão a oportunidade de se adequar de forma rápida e segura às portarias, pois o SophiA Acervo conta com funcionalidades essenciais para a projeção e gestão do acervo acadêmico digital.
Confira alguns recursos disponibilizados:
•Ficha básica de catalogação como ponto de partida, que pode ser ajustada conforme as necessidades da instituição de ensino superior;
•Controle do empréstimo de documentos físicos por meio da análise de movimentação do documento, garantindo mais segurança ao movimentar o seu acervo acadêmico digital;
•Praticidade na gestão do Depositário de Acervo Acadêmico – o DAA;
•Emissão e impressão de relatórios, gráficos e outros documentos personalizados, facilitando a circulação e disseminação das informações armazenadas;
•Terminal Web que permite consultas internas da equipe à base de dados, com segurança e possibilidade de edição personalizada de campos de busca;
•O SophiA pode ser integrado a outros sistemas usados na Instituição, é fácil de operar e apresenta um ótimo custo-benefício.
Agora que você já conhece os principais pontos da Portaria Nº 315, te convidamos para solicitar uma demonstração gratuita do SophiA Acervo. Aproveite e conheça também outras soluções criadas pelo SophiA para as Instituições de Ensino Superior: o SophiA Gestão Acadêmica e o SophiA Biblioteca.
