A gestão do acervo acadêmico faz parte das atribuições de todas as Instituições de Ensino Superior do país, sendo um serviço importante para o progresso das universidades. O acervo acadêmico, por sua vez, é composto por documentos produzidos ou recebidos por faculdades públicas ou privadas pertencentes ao sistema federal de ensino, sendo esses materiais referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar a presença deles nas instituições.
Para reforçar ainda mais essa importância, o Governo Federal, por meio do Ministério da Educação (MEC), publicou a Portaria nº 22, em 2017, prezando pela segurança das informações do acervo acadêmico. Em abril de 2018, o MEC também promulgou a Portaria nº 315, que estabeleceu que as Instituições de Ensino Superior têm até dezembro de 2019 para adequar a gestão desse acervo, que passará a ser realizada também no formato digital em sistemas projetados especificamente para este objetivo
A seguir, conheça as principais determinações das portarias publicadas pelo MEC e também as mudanças que elas estabelecem para o acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior.
Conhecendo a Portaria nº 22 e a Portaria nº 315 do acervo acadêmico
Como mencionado acima, o Ministério da Educação estabeleceu duas portarias que apresentam indicações para o acervo acadêmico das universidades, sendo que uma das principais mudanças tem a ver com as versões digitais dos documentos dos alunos: além da manutenção do acervo físico, as instituições também devem gerir essas informações em meios digitais, aumentando a segurança dos dados.
Há outros pontos importantes nas leis estabelecidas pelo MEC. Reunimos a seguir algumas determinações de destaque definidas na Portaria nº 22.
Métodos de digitalização
Foi determinado que os métodos de digitalização utilizados pelas Instituições de Ensino Superior devem garantir a confiabilidade, a autenticidade, a integridade e a durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.
Comitê Gestor
Outro ponto apresentado na Portaria nº 22 se refere a criação de um Comitê Gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico. As determinações referentes à segurança devem constar nas normas educacionais da universidade.
Prazo
Após o vencimento do prazo de guarda da fase corrente, o documento em suporte físico do acervo acadêmico em fase intermediária, que o destino seja a eliminação, poderá ser substituído, caso a instituição queira, por documento devidamente microfilmado ou digitalizado.
Manutenção do acervo acadêmico
A Instituição de Ensino Superior que mantiver o acervo acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e especificações definidas, poderá ser caracterizada como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal.
A Portaria nº 315, publicada neste ano, atualiza o prazo estabelecido para a digitalização de documentos que é de 24 meses, ou seja, as universidades têm até dezembro de 2019 para realizar esse processo. A portaria também apresenta pontos importantes sobre os sistemas utilizados para gestão do acervo acadêmico, que devem apresentar os seguintes recursos:
•o sistema precisa utilizar e gerenciar a base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
•a plataforma adotada pela Instituição de Ensino Superior deve oferecer uma indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
•a reprodução do acervo acadêmico digital no sistema de gestão deve garantir a segurança e a preservação dos recursos.
O software SophiA Acervo
Para seguir as determinações das Portarias nº 22 e nº 315, portanto, é preciso que as Instituições de Ensino Superior contem com um bom sistema para a gestão do acervo acadêmico, sendo por esse motivo que a Prima, empresa especializada no desenvolvimento de tecnologias para a área educacional, oferece o software SophiA Acervo.
Com esse recurso, as universidades conseguirão se adequar às portarias de forma rápida e efetiva, pois o SophiA Acervo conta com funcionalidades fundamentais para uma boa gestão, como:
•Ficha básica de catalogação como ponto de partida, que pode ser ajustada conforme as necessidades da universidade;
•Controle do empréstimo de documentos físicos por meio da análise de movimentação do documento, garantindo mais segurança ao movimentar o seu acervo acadêmico digital;
•Praticidade na gestão do Depositário de Acervo Acadêmico – o DAA;
•Emissão e impressão de relatórios, gráficos e outros documentos personalizados, facilitando a circulação e disseminação das informações armazenadas;
•Terminal Web que permite consultas internas da equipe à base de dados, com segurança e possibilidade de edição personalizada de campos de busca;
•O SophiA pode ser integrado a outros sistemas usados na Instituição, é fácil de operar e apresenta um ótimo custo-benefício.
Além desse software que atua como parceiro das Instituições de Ensino na gestão do acervo acadêmico, a Prima conta com outros sistemas que visam otimizar a rotina dos gestores educacionais, como o SophiA Biblioteca e o SophiA Gestão Acadêmica.
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