Sempre que descobrimos um problema, a atitude imediata é buscar por uma solução. O mesmo acontece quando as instituições de ensino percebem que os processos internos não estão gerando os resultados planejados ou estão tomando boa parte do tempo dos colaboradores, impedindo que eles se dediquem a outras etapas importantes. Quando isso acontece, é essencial que o colégio considere a adoção de um bom sistema de gestão escolar.
Essa é uma decisão muito importante, pois está diretamente relacionada com o progresso da instituição. Sendo assim, durante o processo de escolha do sistema de gestão escolar, é interessante que os gestores saibam quais são os pontos imprescindíveis em uma boa plataforma.
Para ajudá-los nesta decisão, reunimos a seguir os 5 pontos a considerar na hora de escolher um sistema de gestão escolar para o seu colégio.
5 coisas para avaliar na hora de escolher um sistema de gestão escolar
Como mencionado, o sistema de gestão escolar costuma ser um grande aliado das instituições que estão passando por dificuldades para gerenciar as tarefas internas. Mas, para que a aquisição desse recurso possa de fato ajudar, é importante que os gestores, antes de escolherem uma plataforma, tenham claros os problemas que precisam solucionar e as melhorias que querem aplicar.
Depois da análise interna, o processo de decisão ficará muito mais simples. Além disso, é importante saber quais pontos devem ser avaliados durante a apresentação do sistema de gestão escolar. Abaixo, listamos os principais:
1. Suporte oferecido para a escola
É importante que a empresa contratada seja parceira da instituição de ensino. Portanto, além de conhecer bem as necessidades do cliente, é interessante que a desenvolvedora do sistema de gestão escolar ofereça um suporte personalizado.
O recomendado é que os gestores avaliem essa interação entre a empresa e os seus clientes e descubra como é o processo de treinamento. Boas companhias, por exemplo, oferecem treinamentos para os colaboradores que irão utilizar o sistema de gestão escolar diariamente. Além disso, esses fornecedores mantêm um time de especialistas disponível para o esclarecimento de dúvidas a qualquer momento.
2. Instalação e acessibilidade
Os gestores buscam uma boa plataforma justamente para acabar com os problemas internos que estão comprometendo a eficácia de serviços importantes para o colégio. Por isso, um ponto importante que deve ser avaliado é a questão da instalação e da acessibilidade.
Escolher um software pouco intuitivo e que dará mais trabalho para a equipe de TI não é uma boa decisão, considerando que renomadas empresas do segmento contam com plataformas de fácil instalação, configurações descomplicadas e uma excelente acessibilidade.
Inclusive, além da versão do sistema de gestão escolar para desktop, que é a preferida entre as instituições de ensino, também há a possibilidade de armazenar dados do colégio na nuvem, permitindo que os gestores e o time de colaboradores trabalhem com informações on e off-line.
3. Recursos voltados para a comunidade escolar
Para se desenvolver, as instituições devem, primeiro, oferecer um ensino de excelência, e a comunicação clara e objetiva com alunos, pais e educadores vem na sequência deste plano. Se esse também é um ponto importante para o seu colégio, portanto, é interessante avaliar se o sistema de gestão escolar oferece recursos voltados para a comunidade que poderá usufruir dele.
Há no mercado plataformas que contam com módulos que ajudam a reduzir o volume de atendimento nas dependências da escola, disponibilizando informações para pais, alunos e professores por meio de terminais na web e via aplicativo móvel.
4. Apoio na gestão financeira
Além da gestão acadêmica e pedagógica, todas as instituições de ensino precisam ter uma boa administração financeira. Por isso, fique atento, pois um bom sistema de gestão escolar deve auxiliar o seu colégio nessa tarefa.
Plataformas integradas a sistemas contábeis e aos principais bancos garantem mais agilidade por conta da baixa automática de títulos e a geração de boletos em lote. A emissão de notas fiscais e o controle de contas a receber também são serviços otimizados por uma boa ferramenta.
5. Conheça a credibilidade do sistema de gestão escolar
Por fim, é importante que os gestores avaliem a reputação da empresa desenvolvedora do sistema de gestão escolar, seu tempo de mercado e também conheçam sua reputação entre os melhores softwares do país. Essa pesquisa ajudará a equipe a escolher uma plataforma completa e confiável.
Afinal, qual o melhor sistema de gestão escolar para a sua escola?
O melhor sistema de gestão escolar é aquele que reúne o maior número de benefícios e atende a todos os pontos citados acima. Um bom exemplo é o SophiA, desenvolvido pela Prima, empresa que atende mais de 3.500 clientes no Brasil e também no exterior.
São diversos benefícios oferecidos pela plataforma, como:
•Controle das contas a receber, que diminui a inadimplência da escola;
•Emissão de notas fiscais de serviços diretamente pelo software;
•Acompanhamento simultâneo das contas a pagar da instituição;
•Ficha financeira e 2ª via do boleto bancário disponíveis via internet;
•Informações para apoiar a tomada de decisões por meio de relatórios de fluxo de caixa, descontos concedidos, faturamento por turma, dentre outros pontos;
•Notas do aluno, agrupadas pela divisão anual escolhida pela escola (bimestral ou trimestral);
•Calendário escolar completo com todos os eventos escolares, desde provas e reuniões de pais e mestres até excursões;
•Alertas de ocorrências referentes ao comportamento do filho ou atrasos.
É extremamente importante reservar um tempo para escolher um sistema de gestão escolar com calma, mas quem opta por escolher diretamente o SophiA não tem com o que se arrepender ou preocupar e consegue ver os resultados a curto prazo, como ocorreu com a escola Monteiro Lobato.
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