Gerenciar uma instituição de ensino é uma tarefa bastante complexa. Diariamente os diretores e coordenadores precisam se atentar a uma série de incumbências, que vão desde a área pedagógica até o setor administrativo. Dentre essas atividades, ganha destaque a importância dos processos financeiros para a gestão escolar e sucesso do colégio, mas muitas instituições falham nesse acompanhamento e acabam colhendo resultados negativos.
Ficar de olho no fluxo de caixa, analisar cada caso de inadimplência, ser eficaz nas negociações e apresentar um relatório completo sobre o setor financeiro aos sócios ou demais diretores são algumas das tarefas realizadas pelos gestores das instituições. Além disso, é importante ressaltar que uma administração financeira assertiva é essencial para que a escola consiga crescer e oferecer os melhores recursos para alunos e professores.
Para auxiliar os profissionais da área educacional, produzimos uma lista com 5 dicas para administrar os processos financeiros e promover uma gestão escolar eficaz. Confira!
O que são processos financeiros e qual a sua importância?
Como vimos, os processos financeiros são importantes para a gestão escolar, pois estão diretamente relacionados com o desenvolvimento da instituição de ensino. Por meio de uma boa administração de seus recursos, é possível projetar investimentos, tomar decisões assertivas, reduzir custos sem comprometer a qualidade do serviço e destacar o colégio perante a concorrência.
Mas para alcançar o êxito é preciso que todas as atividades que fazem parte dos processos financeiros sejam realizadas corretamente e de forma estratégica. Por exemplo: para se manter ativa, uma instituição de ensino deve realizar os seguintes serviços:
•Gerar boletos das mensalidades de forma rápida;
•Emitir notas fiscais;
•Gerenciar as contas a pagar e a receber;
•Administrar o fluxo de caixa;
•Controlar a inadimplência;
•Projetar planos de negociação para evitar prejuízos.
Dicas para obter um processo financeiro eficiente em sua gestão escolar
Após conhecermos a importância dos processos financeiros para as instituições de ensino, chegamos na etapa de apresentar dicas que ajudarão a promover uma gestão escolar eficiente.
Veja cada uma delas a seguir:
1. Mantenha as contas organizadas
A primeira dica para administrar os processos financeiros tem a ver com a organização das finanças do colégio.
Manter um bom gerenciamento das contas a pagar e a receber é fundamental para identificar os casos de inadimplência, os possíveis gastos excessivos e até mesmo para planejar com mais clareza os próximos investimentos da instituição. Para isso, é interessante realizar anualmente o seu plano financeiro, contemplando as previsões, as análises dos anos anteriores e as necessidades atuais da instituição.
2. Liste as prioridades do colégio
Depois de organizar as finanças e planejar o orçamento anual, é comum os gestores se depararem com uma série de atividades que precisam ser realizadas, mas com custos que não entram no caixa atual.
A dica para não acumular dívidas é fazer uma lista com as prioridades. Por mais que a escola apresente muitos pontos que necessitam de investimento, é essencial definir um grau de urgência para cada um deles.
Por exemplo, considerando que há reformas a serem feitas na sala de aula e também é necessário trocar a impressora para a secretaria, o gestor deve estipular qual dessas demandas é a mais importante, fazendo uma escala de prioridade. Assim, os investimentos serão programados e a gestão escolar não irá sofrer com os impactos causados pelos desfalque financeiro.
3. Dissemine a cultura da economia em sua instituição
O papel de uma instituição de ensino é educar as pessoas e, por isso, uma dica importante para incluir nos processos financeiros e na gestão escolar é a cultura da economia. Incentivar os alunos e colaboradores a economizarem água, energia elétrica e papel é uma excelente forma de reduzir os custos e conscientizar a todos sobre a importância dessa cultura para a preservação do meio ambiente.
4. Fique atento à prestação de contas
Outro ponto relacionado a gestão escolar e aos processos financeiros é a prestação de contas, pois muitas instituições possuem sócios que precisam saber como anda o desenvolvimento do colégio. Por isso, é essencial que os gestores tenham organizados todos os gastos mensais e também a previsão dos custos para os próximos meses.
É importante que essa documentação esteja disponível para os sócios acessarem sempre que necessário, e não somente nas reuniões de prestação de contas. Deste modo, todos conseguem participar de forma mais ativa da gestão escolar, sugerindo melhorias e fazendo ajustes no planejamento.
5. Use a tecnologia como aliada da gestão escola
Abordamos até aqui dicas de como administrar os processos financeiros de forma efetiva, mas sabemos que com a rotina agitada das instituições de ensino é muito importante também ter a tecnologia como aliada. A adoção de um software de gestão escolar como o SophiA, desenvolvido pela Prima, ajuda os colégios a gerenciarem uma série de tarefas do setor financeiro, graças a um módulo específico criado para otimizar atividades como:
•Controle das operações financeiras;
•Redução da inadimplência do colégio por meio de um controle eficaz de contas a receber;
•Organização da ficha financeira do aluno;
•2ª via de boleto bancário via internet;
•Emissão de notas fiscais e boletos diretamente na plataforma;
•Registro e acompanhamento das contas a pagar;
•Informações para apoiar a tomada de decisões, como relatórios de fluxo de caixa e descontos concedidos;
•Informatização de processos com a integração com os principais bancos, o que permitirá a eliminação de erros e a otimização das rotinas financeiras.
Assim como para outros setores das instituições de ensino, a tecnologia é uma grande aliada para os processos financeiros. Ao utilizar as ferramentas certas, é possível agilizar todas as tarefas burocráticas, aproveitando o tempo restante para focar no que realmente importa: o ensino.
Se você quer aprimorar a gestão escolar e trazer todos esses ganhos para a sua instituição, entre em contato para conhecer mais a fundo os benefícios do SophiA em uma conversa com nossos especialistas.
