Explorando recursos e métodos para tornar a cobrança de mensalidade escolar mais assertiva, a escola protege sua saúde financeira e fica menos suscetível a erros e problemas de inadimplência
Um dos maiores desafios da gestão financeira de uma escola é lidar com clientes inadimplentes, ou seja, pais e responsáveis que deixaram de pagar a mensalidade escolar porque esqueceram, não tinham condições financeiras, entre outros motivos.
Vale ressaltar que existem diversas questões que a instituição deve se atentar para reduzir a inadimplência, e uma delas é a eficiência no processo de cobrança. Desde a estruturação do fluxo de caixa ao momento de abordar o responsável, é fundamental contar com planejamento estratégico e recursos que ajudem nessa operação, do contrário, a escola está mais suscetível a riscos que afetam não só a saúde financeira como a conexão com pais e alunos.
Por isso, para não errar na hora de cobrar a mensalidade, é importante se atentar a alguns erros:
- Desorganização: assim como toda e qualquer instituição, a organização é fundamental para o controle financeiro e execução de tarefas. Se a escola não tem planejamento das próprias finanças, como ela vai ser assertiva na comunicação e cobrança dos clientes inadimplentes?
- Inflexibilidade: falamos que uma das razões para atrasar a mensalidade escolar podem estar relacionadas às condições dos responsáveis financeiros. Durante a pandemia, por exemplo, a inadimplência nas escolas aumentou por causa dos impactos econômicos que muitas famílias enfrentaram. Oferecer flexibilidade na negociação e pagamento pode ajudar pais e responsáveis a encontrar maneiras de quitar seus débitos, e ainda manter seus filhos na escola.
- Falta de Comunicação: para avaliar as condições atuais do cliente, oferecer flexibilidade e aproximar alunos e pais da instituição, é fundamental ter uma comunicação eficiente em diferentes canais: e-mail, WhatsApp, Portal do Aluno, entre outros.
- Má Manutenção do Orçamento: acompanhar o orçamento da escola constantemente é importante para a eficiência do controle financeiro. Se essa manutenção não acontecer, maior será o desafio para quitação de débitos, por exemplo. Por isso, é importante organizar todas as informações necessárias para a saúde financeira da instituição, como as despesas e o controle de receitas e gastos.
- Não seguir as políticas escolares: prazos de renegociação de dívidas, taxa de mensalidade escolar atrasada e tipos de abordagem para falar com o pai ou aluno inadimplentes geralmente fazem parte da política de cobrança da escola. Para ter um direcionamento assertivo e obter sucesso, é fundamental que a instituição siga essas políticas.
Para combater a inadimplência e diminuir a margem de erro na hora de cobrar mensalidades, existem recursos e ferramentas tecnológicas que ajudam nesse processo e facilitam a gestão financeira escolar. São elas:
Régua de Cobrança
Este recurso permite enviar automaticamente notificações de cobrança aos clientes antes deles se tornarem inadimplentes. Além disso, é possível criar mensagens personalizadas para cada fase da Régua de Cobrança. Por exemplo:
1. Seu boleto vence em 5 dias: 5 dias antes do vencimento
2. Seu boleto vence hoje: na data do vencimento
3. O pagamento do seu boleto está 7 dias atrasado: uma semana após o vencimento
A Régua de Cobrança é necessária para notificar e lembrar pais e responsáveis financeiros de pagar suas dívidas antes da data de vencimento.
Pagamento Recorrente no Cartão de Crédito
Ao adotar o SophiA Gestão Escolar, as instituições podem oferecer a opção de pagamento recorrente através do cartão de crédito, sem impactar no limite do cartão.
Integração com Gerencianet
A nova parceria da SophiA com a Gerencianet oferece mais flexibilidade, podendo escolher o melhor método de pagamento, seja no boleto ou no PIX. Além disso, a baixa do boleto é mais ágil e o cliente pode reduzir suas taxas em 100%.
Conheça mais sobre nossas soluções para melhorar a performance na gestão escolar e financeira da sua instituição. Entre em contato conosco e peça uma demonstração do software! E se você quer saber mais sobre os recursos para cobrança de mensalidade escolar, estes conteúdos podem te interessar:
