O controle de estoque escolar é uma tarefa que pode ser cansativa e demandar um tempo que seria muito útil para outras questões.
Mas é um cuidado vital: sem um controle preciso, é impossível saber se todos os equipamentos de sua instituição estão em perfeito funcionamento, onde eles foram armazenados ou se estão atualizados para o uso.
A boa notícia é que controlar seu estoque escolar não precisa ser uma tarefa complexa ou demorada. Siga nossas principais dicas para saber como gerenciar essa área de uma forma prática e eficaz.
Importância do controle de estoque escolar
Sabemos que as escolas precisam ser apoiadas por uma infraestrutura robusta e um bom portfólio de recursos. Graças ao gerenciamento de estoque escolar, sua equipe consegue usar todos os recursos que tem à disposição em sala de aula – e até fora dela.
Além disso, uma abordagem cuidadosamente planejada e consistente para o gerenciamento desses recursos garante uma usabilidade máxima deles – e, ao mesmo tempo, proporciona uma maior longevidade.
Dessa forma, uma gestão de estoque escolar eficiente garante o melhor retorno sobre seus investimentos em ativos, ferramentas, recursos e infraestrutura. Mas como colocar isso em prática? Com a ajuda das dicas que você encontra no tópico a seguir.
Dicas para manter o controle de estoque escolar em dia:
1- Conheça seus recursos a fundo: mantenha uma lista atualizada que inclua todos os seus recursos, que forneça informações suficientes (como custo, localização, capacidades, tempo de uso e histórico de manutenção, entre outros);
2- Determine um responsável pelo controle do estoque escolar: escolha um membro de sua equipe de funcionários para gerenciar todas as etapas do controle e garantir sempre que as melhores práticas estão sendo empregadas;
3- Monitore a usabilidade dos recursos: saiba exatamente como cada recurso está sendo usado. Quando você tem essa informação em mãos, pode tomar melhores decisões sobre sua estratégia atual e futura de gerenciamento de equipamentos e atualizações;
4- Organize a disposição de recursos: escolas costumam ser setorizadas de acordo com a idade e/ou perfil de seus alunos. Isso faz com que muitas vezes você precise compartilhar os recursos entre áreas distintas. Com dados de uso precisos e atualizados, sua escola consegue empregar os recursos onde e quando eles são mais necessários;
5- Invista sabiamente: muitas escolas tendem a fazer grandes compras de recursos, de forma a prover todas as áreas da instituição – o que pode se mostrar um grande desperdício, já que alguns dos equipamentos extras serão bem utilizados, enquanto o restante ficará simplesmente armazenado;
6- Tenha um cronograma de manutenção: no geral, os equipamentos parecem sempre apresentar falhas justamente no momento em que mais precisamos deles. Então, ter em mente uma manutenção preventiva ajuda a manter o planejamento de atividades de sua escola sempre em dia;
7- Saiba identificar problemas previamente: procure tendências para encontrar problemas subjacentes, em vez de apenas apagar incêndios aparentes. Se um equipamento quebra constantemente, é preciso investigar as causas e ver se é mal-uso, por exemplo. Nesse caso, a substituição do equipamento não resolve o problema e só impacta seus investimentos;
8- Aposte em um gerenciador de estoque escolar: manter um controle manual de tudo isso, usando um formulário de saída de equipamento para saber quem está usando o que e quando, pode se mostrar um método falho. O uso de um sistema de controle escolar moderno e fácil de usar é a melhor solução para a sua escola. Ele automatiza o trabalho em segundo plano, permitindo que você possa se concentrar nas tarefas que realmente importam.
Como um software de controle de estoque escolar traz mais agilidade e eficácia
As escolas baseiam suas funções diárias no uso ideal de uma variedade de recursos – que vão dos livros e equipamentos em sala de aula até a gestão financeira e ou envio de boletos de mensalidade, comunicados para os pais e muito mais.
Quando as práticas administrativas relacionadas ao controle escolar são deficitárias, isso pode impactar a instituição e levar a um ambiente de aprendizado que fica abaixo do ideal. É possível superar os desafios diários de sua escola com o uso de uma solução de software dedicada para esse problema.
Estas plataformas, formuladas especificamente para escolas como a sua, podem ajudar a planejar, projetar e executar funções diárias da instituição e otimizar as relações com seus alunos – assim como com seus professores, funcionários e até com os pais e responsáveis. O software SophiA Gestão Escolar é um bom exemplo – entenda melhor a seguir.
SophiA Gestão Escolar otimiza a gestão da sua escola
Com o software SophiA Gestão Escolar, sua escola ganha um aliado para organizar os processos e ganhar mais tempo na administração de sua instituição.
O sistema conta com diversas aplicações, que contribuem positivamente para uma série de áreas e tarefas, como:
-Lançamento de notas, disponibilização de conteúdos didáticos, controle de faltas, tarefas e ocorrências dos alunos, integração de dados – tudo via internet;
-Promoção da saúde financeira da escola por meio da redução da inadimplência e de um monitoramento preciso das contas a receber / a pagar;
-Disponibilização de um aplicativo personalizado da escola, voltado para promover a comunicação com a comunidade escolar.
Tudo isso, e muito mais, permitindo que você e sua equipe otimizem toda a área pedagógica, tendo mais tempo para focar em outras áreas, como o estoque escolar.
Gostou desse conteúdo? Então não deixe de ler nossos próximos artigos para mais dicas como essas, e se ficou com qualquer dúvida, é só entrar em contato.
