Você já ouviu falar em Régua de Cobrança? Essa é uma estratégia muito usada por instituições que trabalham com pagamentos recorrentes para notificar os seus clientes de maneira adequada sobre as datas de pagamentos e evitar inadimplência.
SophiA acaba de lançar uma função que, além de enviar automaticamente essas notificações por e-mail, permite a elaboração de mensagens personalizadas em cada fase da Régua de Cobrança. A novidade está disponível para o software SophiA Gestão Escolar Web.
Como usar a nova função
É preciso criar no sistema um padrão de cobrança que será automatizado e enviado a todos os clientes. As instituições podem estabelecer, de acordo com as normas usuais da Régua de Cobrança, o envio das seguintes notificações:
1. Seu boleto vence em 5 dias: 5 dias antes do vencimento
2. Seu boleto vence hoje: na data do vencimento
3. O pagamento do seu boleto está 7 dias atrasado: uma semana após o vencimento
4. O pagamento do seu boleto está 15 dias atrasado: 10 a 15 dias após o vencimento
Faça uso de expressões que ajudem o cliente a não se esquecer do compromisso, como “Lembre-se”, “É hoje” ou “É amanhã”, “Esqueceu o pagamento?”, “Seu boleto está atrasado, podemos ajudar?”, entre outras. Seja sempre didático e gentil. Importante: alinhe sempre com o departamento jurídico e financeiro o teor dos textos das notificações para evitar problemas.
Após a configuração, as notificações são feitas de maneira automatizada pelo sistema, com envios de e-mails em dois horários, às 7h e às 17h. Antes de enviar pela segunda vez, o sistema filtra os pagamentos já realizados para que a mesma mensagem não seja enviada novamente àqueles clientes que já fizeram o acerto.
Para cada data estabelecida para envio de um e-mail automatizado, é possível fazer uma mensagem específica e personalizada, afinal, em cada fase desse processo é preciso usar um tom diferente para a realização da cobrança. Fala-se de uma maneira para avisar que faltam 5 dias para o vencimento de um título, já para notificar um atraso de 15 dias ou mais, esse discurso precisa ser readequado.
Ter esse processo bem construído e estabelecido ajuda a evitar o envio de cartas e notificações extrajudiciais e, até mesmo, judiciais, o que melhora a relação com seu cliente e facilita o processo dos demais aspectos de gestão da instituição.
Essa parece a solução perfeita para auxiliar no processo de cobranças em sua instituição? Então, entre em contato com a nossa equipe de vendas pelo e-mail [email protected] e saiba mais sobre esse e outros benefícios do SophiA Gestão Escolar Web!
