Para se manterem ativas, as instituições de Ensino Superior precisam cumprir uma série de determinações legais, que visam regularizar e manter o padrão de organização entre as universidades do país. A implementação de um acervo acadêmico digital nas faculdades até dezembro de 2019, por exemplo, é uma das indicações realizadas pelo Ministério da Educação (MEC).
O Decreto nº 9.235, publicado em 15 de dezembro de 2017, entrando em vigor no mesmo dia, oficializou a exigência do acervo acadêmico digital nas instituições de Ensino Superior. Além disso, também foi estabelecido que essa transição deve ser realizada por meio de tecnologias que garantam a integridade, a autenticidade, a confiabilidade e a duração da informação no meio digital.
Na sequência deste artigo, explicaremos com mais detalhes o que é a gestão de acervo acadêmico digital e quais são os pontos mais importantes que as instituições de Ensino Superior devem se atentar. Confira!
O que é acervo acadêmico digital?
Durante a trajetória educacional, as instituições de Ensino Superior formam um grande acervo composto por documentos dos alunos. Todos esses documentos e também aqueles relacionados ao histórico dos universitários, necessários para comprovar seus estudos nas instituições pertencentes ao sistema federal de ensino fazem parte do chamado acervo acadêmico.
Com a determinação do MEC que apresentamos acima, as universidades deverão implementar a gestão do acervo acadêmico digital até dezembro de 2019. Entretanto, a obrigatoriedade em criar um projeto de acervo acadêmico digital no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) é estipulada apenas para as universidades de natureza privada.
Por conta disso, muitas instituições de Ensino Superior já estão em busca de tecnologias apropriadas, seguras e eficazes para a gestão do acervo acadêmico digital, sendo que o MEC dá a liberdade para que cada universidade escolha o sistema que acredita ser mais adequado para a sua necessidade.
No entanto, essa não é uma decisão tão simples. Apesar do prazo de implementação do acervo acadêmico digital ser bastante viável, é importante que antes de adotar um sistema de gestão, a instituição de Ensino Superior faça um planejamento assertivo, que inclua a escolha do fornecedor, o processo de transição, o treinamento da equipe e dos demais usuários.
O acervo acadêmico digital na sua instituição de Ensino Superior
A gestão de acervo acadêmico digital se tornará uma realidade em breve nas universidades brasileiras, já que o prazo final para essa implementação é abril de 2020. Como toda mudança, essa transição para o digital causará certos impactos nas instituições, mas o interessante é que eles são amplamente positivos.
A gestão do acervo acadêmico digital irá melhorar pontos importantes para as instituições, como mais segurança no armazenamento de documentos importantes.
Para ter de fato esses e outros benefícios propostos pelo acervo acadêmico digital, é fundamental ter o suporte de um sistema de gestão de excelência, como o SophiA Acervo, desenvolvido pela Prima. Com o software, as instituições terão acesso a recursos fundamentais para uma administração assertiva do acervo. Listamos alguns deles a seguir:
•Ficha básica de catalogação como ponto de partida, que pode ser ajustada conforme as necessidades da universidade;
•Controle do empréstimo de documentos físicos por meio da análise de movimentação do documento, garantindo mais segurança ao movimentar o seu acervo acadêmico digital;
•Praticidade na gestão do Depositário de Acervo Acadêmico – o DAA;
•Emissão e impressão de relatórios, gráficos e outros documentos personalizados, facilitando a circulação e disseminação das informações armazenadas;
•Terminal Web que permite consultas internas da equipe à base de dados, com segurança e possibilidade de edição personalizada de campos de busca;
•Software pode ser integrado a outros sistemas usados na Instituição, é fácil de operar e apresenta um ótimo custo-benefício.
Neste artigo estão os principais pontos sobre a transição para o acervo acadêmico digital que as instituições de Ensino Superior devem passar nos próximos meses, seguindo as determinações do MEC. Se a sua universidade ainda não conta com um sistema de excelência, te convidamos para entrar em contato com a equipe do SophiA Acervo e solicitar uma demonstração gratuita do software.
